Protokolle/2024-09-23 Plenum

Heutiges Plenum am 23.09.2024

Protokollanten: kroetentunnel, Rolf Member: 17 Gäste: 2

Link zum Pad: https://hedgedoc.dezentrale.space/2024-09-23_plenum

Sobald wir Infos zum Einzugstermin haben, findet ein Sonderplenum statt, um sofort Entscheidungen zu treffen. [name=dunji]

Willkommen zum Sonderplenum am Regeltermin! 😄

[TOC]

Neuigkeiten aus dem Vorstand

• 60 Mitglieder, keine Neuzugänge, 1 pausiert, 1 neuer Antrag
• Steuer: Fristverlängerung beantragt, Teilnahme an Workshop zur Körperschaftssteuer
  • Die Registrierkasse kommt zurück 🎉
  • Neue Frist: 31.10.2024
  • Anhebung der Freibeträge
• 1 Jahreshauptversammlung: im neuen Space
  • Muss 2 Wochen vorher allen mitgeteilt werden, da muss die Agenda auch drinnen stehen.
  • 51% Teilnahme erforderlich für Beschlussfähigkeit.

Regionews

• Sommercamp vom “Verbund offener Werkstätten” zur Vernetzung.
  • Background: Wir sind Mitglied im “Verbund offener Werkstätten” und darüber auch versichert.
  • Als Hackspace haben wir wenig Gefahren bzgl. Arbeitsschutz.
• Datenspuren Dresden
  • Chaoszone Meeting bei den Datenspuren
  • Pilgrim berichtet von seinem Besuch im CCH: Kongressvorbereitung 38C3
• Jubiläum Hackspace in Zittau
• Makerstammtisch im Smart City Lab Leipzig, https://www.leipzig.de/wirtschaft-und-wissenschaft/digitale-stadt/aktuelle-projekte/smart-city-lab-leipzig

Nächste Veranstaltungen: - INTERFUG in Chemnitz, 12. bis 13.10.2024, https://interfug.de/ - Anmeldung im Pretalx erwünscht

Umzugsplanung

Ziel:

• Bis zum 31.10.: Verein vollständig in der Eisi
• Heute: Klarer Zeitplan und verantwortliche Teams für den Umzug

Stand Vertrag + Schlüsselübergabe

• Treffen mit Vermieter Mitte September zu Stand und Prozedere
  • Räume sind noch voll: Schreibtische, Werkbänke, Maschinen, Akten, Schuhleisten, Regalen, etc.
  • Es fanden noch Gespräche mit OSZL-Gesellschafter statt:
  • Vereinbarung mit Vermieter: Akten in Resträumlichkeiten der OSZL (1. Etage oder so)
  • Wir erhalten Zugang zu den Räumlichkeiten im aktuellen Zustand
  • Wir können Einrichtung übernehmen, sind für Entsorgung ggf. verantwortlich
  • Maschinen werden noch veräußert, Großmaschinen passen durch keine Tür, bleibt noch offen → Gesellschafter kümmern sich. Irgendwann. Vielleicht im November.
  • Keller: Schuhleisten lagern in horizontal verschiebbaren Regalen, werden ebenfalls vom Gesellschafter veräußert, klärt sich im Oktober
  • Vermieter stellt Container bereit, wir werfen Schrott, Überbleibsel etc. rein.
  • [name=katzenparadoxon] erhält Ende der Woche den Schlüssel, wartet auf unterzeichnete Vertragsunterlagen
  • Wir überweisen Kaution
  • Ende des Monats haben wir Zugang
• Mietminderung wegen Nichtnutzbarkeit und Aufwände?
  • Weder zielführend noch sinnvoll
  • Wir übernehmen immerhin die Werkbänke und Einrichtung kostenfrei, obwohl die Räumlichkeiten eigentlich leer sein sollten
• Sondermüll und Akten werden entsorgt durch Vermieter, kein Datenschutzproblem
  • Falls wir noch etwas finden, müssen wir Gespräch mit Hausmeister/Vermieter suchen
• Müssen wir zertifiziert entsorgen?
  • Nein, wir melden es dem Vorstand, der es dem Vermieter weitergibt
• Container: Mittelgroß, steht irgendwann im Innenhof, Kommunikation über Hausmeister
• Dokumentation der Substanz nötig? (falls 5 Jahre neuer Umzug)
  • Noch kein Übergabeprotokoll
  • Aktueller Stand kommt ins Übergabeprotokoll
  • Möglichst viele gesehene Mängel ins Protokoll übernehmen

Maschinen: - Fundamente können nicht von uns entfernt / verändert werden - Bewegliche Maschinen ggf. umsetzen, um Space zu nutzen - Entfernung ggf. mit Flex / anderem Gerät, macht Dreck → ausführendes Unternehmen muss sich kümmern

Mokkin: Rückbau von Mängeln erfolgt zügig und zuverlässig, es gibt Erfahrungswerte im Vorderhaus

• Wir kriegen voraussichtlich 3 Schlüssel
• Wir brauchen mindestens 5 Stück
  • 3 für Vorstand
  • 1 für Space
  • 1 Backup

Auszugsdokumentation D19, Einzugsdokumentation E9

• Es existieren kaum Bilder, kein Protokoll
• Wer kann Karin kontaktieren?
• Lehre für neuen Space: Mehr Bilder, ggf. abheften, nachhaltig und auffindbar

Vorschlag Umzugstimeline

• 2024-09-??: Schlüsselübergabe
• 2024-09-??: gemeinsame Begehung
  • Schließsystem: Gegebenheiten Klingelanlage
  • Infra: Netzwerk, Abluft, Druckluft, …
  • Inneneinrichtung: Was ist noch drin? Was muss raus?
  • Koordination: unerwartete Gegebenheiten vor Ort
• 2024-10: Keine Abendveranstaltungen
  • stattdessen: Einräumen und vorbereiten
• 2024-10-??: Schließsystem funktioniert zuverlässig
• 2024-10-13: Neuer Space entmüllt, Stellflächen für Zeug aus altem Space frei
• 2024-10-13: Alles in Kisten
• 2024-10-19: Umzugstag - All hands on deck
• 2024-10-26: Auszugsfeier D19 – oder direkt 19.?
• 2024-10-(28-31): Schlüsselübergabe an Nachmieter (oder zurück an Vermieter)
• 2024-11-??: Einzugsfeier & Dezentrale-Geburtstag
• Mitte November 2024-11: Maschinen und Schuhleisten werden vom Vermieter entsorgt
• 2024-11-??: Jahreshauptversammlung

Feedback: - Termine E9 sind nicht unbedingt fix, insbesondere: Schlüsselübergabe, Übergabe Räumlichkeiten D19 (und Party) - Wenn Veränderungen E9 durchgeführt werden müssen: - Neueinrichtung: ebenfalls ähnlich unplanbar, muss erst gesichtet werden. Ziel: Schnelle Nutzbarkeit des neuen Spaces - Wir haben schon eine “Zielvorstellung” wie der Space in Zukunft aussehen soll. - Vollgestellter Space mach die Neueinrichtung schwierig. - Wir können nicht mehr neue Dinge einräumen, als dort auch Platz hat. - Der Space sollte aber trotz verbleibendem “Zeug” nutzbar werden. - Zielvorstellung kann in der Nextcloud angesehen werden mit SweetHome3D https://next.dezentrale.cloud/apps/files/files/65135?dir=/Space/Umzug/Team%20Neueinrichtung

Vorbereitung E9

• Entmüllen? → ein Großteil des Mülls ist noch draußen
• Vorbereitungen

Übergangsmöglichkeiten für Abendprogramm

• Themenabende an anderen Standorten?
• Oktober: Veranstaltungen aussetzen, stattdessen Umzugsvorbereitungen
  • HW4F ist relativ unabhängig, Ausgabe und Aufbereitung kann prinzipiell stattfinden
  • Aber auch dort muss vorbereitet werden
  • Internet könnte schon in den neuen Space gezogen sein
  • Menschen werden für Umzug benötigt, nicht für Abendveranstaltungen
• Verantwortlich: Die Abendverantwortlichen
  • Pro: Veranstaltungen könnten unterbrechungsfrei stattfinden
  • Contra: Nonmember inmitten von Umzugskartons, während aktiver Packarbeiten nicht gewünscht

Einzugsrenovierung

• Müssen wir sehen, wenn wir drin sind

Lagermöglichkeit Vorderhaus

• Steht noch zur Verfügung, für ~3 Monate
• Aufzug + Rampe vorhanden

Bilder sind in: https://next.dezentrale.cloud/apps/files/files/51968?dir=/DezentraleMember/Bilder%20spacescout - Neuere Fotos sind jetzt verfügbar, immer noch mit einigen Möbeln, aber weniger Zeug was überall herum liegt.

Was passiert mit dem Zeug (d.h. Maschinen)?

• Wir brauchen schriftlich, dass sie entweder klar als extern erkennbar sind, oder schriftlich festgehalten werden
• Problemstellung des Vermieters: Verkauf von Wert erzeugt Steuern
• Deadline für Räumung der Maschinen erst nach Mietvertrag

Nachmieter Ian

Ian ist heute anwesend, kann bei Bedarf jederzeit hinzu gezogen werden

Ian überlegt, Inventar zu Übernehmen: - Sofas (Ecksofa, vll. Andere) - Werkbank - ggf. weiteres

Am Umzugstag

• Umzugsunternehmen beauftragen, um Stapel an Kisten zu transportieren
  • Die haben dann auch selber einen Fensterlift
• Parkverbotsschilder D19 + E9
• Fensterlift
• Fahrzeug: [name=cidshit]
• Viele Hände, schnelles Ende
• Eurokisten → Wer bestellt?
  • 100 Eurokisten
  • Budget wurde von Vorstand bestätigt
  • Vorstand bestellt 100 Eurokisten

Einzug

• Nach dem Umzug: erstmal Minimaler Betrieb in kleinen Bereichen, und ausgewählte Räume schließen

Nächstes Plenum: 28.10.2024

• im neuen Space

Angebote für Umzugshelfer

• Andere Vereine möchten helfen
• Sobald der Termin steht, informiert [name=kroetentunnel] [name=pilgrim], und er streut eine Einladung

Tasks

• ☐ Pläne nach dem Umzug –> nächstes Plenum, und Koordination über Umzugsteams
• ☐ [name=pilgrim] Abendverantwortliche über Alternativmöglichkeiten im Oktober (und ggf. Anfang November) informieren
• ☐ [name=katzenparadoxon] Schlüssel holen
• ☐ [name=kroetentunnel] informiert [name=pilgrim] über Umzugstermin
• ☐ [name=kroetentunnel] lädt zum Umzug ein (nach Schlüsselübergabe)
• ☐ [name=kroetentunnel] informiert Member über Unterbrechung des Abendprogramms